Anwendungsszenarien

Das Unternehmen

Die KFS-Gruppe um die KFS – Partnerschaft als Kern ist eine mittelgroße Kanzlei aus mehreren Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern inkl. der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KFS Revision GmbH mit Sitz in Hamburg. KFS berät Unternehmen aller Größenordnungen bis hin zu börsennotierten Unternehmen, Privatpersonen, öffentl. Auftraggebern und Stiftungen in Steuer- sowie Wirtschaftsprüfungsangelegenheiten und übernimmt zudem spezialisierte Management– und Unternehmensberatungsdienstleistungen. Die Kooperation mit der ebenfalls in der Hansestadt ansässigen Kanzlei jm-law Rechtsanwalt & Steuerberater Jens Marchand erweitert das Beratungsspektrum auf juristische, insb. handels- und gesellschaftsrechtliche Fragen. Zusätzliche Kompetenzen im Bereich der Personalabrechnung bringt überdies die KFS HR Solutions GmbH in Norderstedt in die Gruppe ein. Insgesamt arbeiten rund 25 Fachkräfte engagiert und fundiert für den wirtschaftlichen Erfolg ihrer Mandanten.

Die Herausforderung

Angesichts des Wachstums der Gruppe und den gestiegenen Anforderungen an eine verbesserte IT-Performance konnte die vorhandene Infrastruktur nicht mehr mithalten. Die PC-Systeme waren veraltet, zuweilen sogar instabil. „Immer wieder kam es zu Störungen, die den laufenden Betrieb behinderten“, berichtet Ralf Kurtkowiak, Partner der KFS-Gruppe. Gute Erfahrungen hatte man indes mit der Auslagerung der IT in das professionelle Rechenzentrum der „dbc deutschlands business-cloud“ gemacht. Nun sollte eine Gesamtstrategie für die IT gefunden werden. Zumal ab 25. Mai 2018 die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) gilt, die deutlich höhere Anforderungen an die Datenhaltung, Sicherheit und den Schutz von Informationen stellt. Auch dafür wollte die KFS-Gruppe gerüstet sein.

Der Lösungsansatz

So kompliziert wie zunächst angenommen, verlief die Umstellung auf die nächsten Generation der „dbc“ nicht – im Gegenteil. Nach gründlicher Vorbereitung gelang die Migration nahezu unbemerkt. Eine der wesentlichen Neuerungen ist die Hyper-V Virtualisierung mit Windows Server 2016, wodurch sich die Geschwindigkeit der IT-Prozesse merklich erhöht hat. Außerdem steht den Mitarbeitern jetzt eine Vielzahl innovativer Anwendungen zur Verfügung, die ihnen maximale Flexibilität bei der Nutzung von E-Mails und beim Zugriff auf Dokumente ermöglicht. Durch den Einsatz von Lizenzen sowohl im Rechenzentrum als auch auf lokal installierten Systemen (PC, Notebook, Tablet und Smartphone) sind dem mobilen Arbeiten keine Grenzen mehr gesetzt. Aufgrund der Zertifizierung nach ISO 27001 bietet der Rechenzentrumsstandort zudem ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz.

Der Nutzen

„Selten haben wir eine so ruhige und störungsfreie Migration wie mit der „dbc“ erlebt“, ist Klaus Finnern von der hervorragenden Projektsteuerung der C&P Capeletti & Perl GmbH begeistert. Dank selbsterklärender Funktionen gelang den Mitarbeitern der Umstieg im Handumdrehen. Jetzt verlaufen die Prozesse zwischen allen Beteiligten spürbar effizienter, wovon auch die Kunden z.B. im Bereich des digitalen Belegaustauschs profitieren. Als Wirtschaftsprüfer mit besonderer Sorgfaltspflicht ist auch Andreas Schacht vor allem von dem mehrstufigen Sicherheitskonzept der „dbc“ angetan, das regelmäßig von unabhängigen Gutachtern geprüft wird. „Damit sind wir bestens für die Zukunft aufgestellt.“ Eine regelmäßige Vor-Ort-Betreuung durch qualifizierte Fachexperten, die mit den Besonderheiten der Branche vertraut sind, rundet den Service für eine dauerhaft leistungsfähige Unternehmens-IT ab.

Selten haben wir eine so ruhige und störungsfreie Migration wie mit der 'dbc' erlebt

Das Unternehmen

Die bdp Hamburg betreut seit über 25 Jahren mittelständische Unternehmen in allen Fragen rund um das Bilanz-, Steuer- und Gesellschaftsrecht. Ein Team aus 20 engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erarbeitet maßgeschneiderte Lösungskonzepte sowohl für den Geschäfts- als auch für den Privatbereich und blickt dabei über den berühmten Tellerrand hinaus. Das Leistungsspektrum reicht von der Finanz- und Lohnbuchhaltung über die Betriebs- und Wirtschaftsprüfung bis zur Begleitung komplexer Verfahren wie die Unternehmensbewertung, -nachfolge und -insolvenz. Eingebunden ist die bdp Hamburg mit Sitz in der ABC-Straße 21 in ein Netzwerk aus Kanzleien in Deutschland und Europa.

Die Herausforderung

Die Innovationsgeschwindigkeit nimmt in Steuerberatungskanzleien stetig zu. Mal sind es gesetzliche Novellierungen, die auf Mandanten einwirken, mal müssen Prozesse aufgrund regulatorischer Maßnahmen neu definiert werden. Zu der fachlichen Expertise kommt die fortschreitende Digitalisierung hinzu, die immer höhere Anforderungen an eine leistungsfähige und sichere IT stellt. Hier den Überblick zu behalten, wann welche Upgrades, Updates oder Patches durchzuführen sind, ist für Unkundige kaum möglich. „Wir wollen uns nicht um die IT kümmern, sondern einfach nur zuverlässig arbeiten“, sagt Rüdiger Kloth, Partner bei bdp Hamburg. Seit über 10 Jahren setzt die Steuerberatungsgesellschaft deshalb auf die „dbc – deutschlands business-cloud“ und gehört damit zu den Nutzern der ersten Stunde. Nun sollten die Weichen für eine weitere erfolgreiche Dekade gestellt werden.

Der Lösungsansatz

Die größte Sorge bestand kundenseitig darin, dass es durch die Migration auf die „dbc 2.0“ zu Datenverlusten kommt. Doch die erwies sich dank exzellenter Vorarbeiten durch das Team von C&P als gänzlich unbegründet. Die Umstellung verlief nahezu geräuschlos. Einzig die Schnelligkeit mit der am Tag danach auf Programme und Dokumente zugegriffen werden konnte, ließ die Belegschaft darauf schließen, dass sich etwas geändert haben musste – und zwar zum Positiven. Ein wesentlicher Grund für den Umzug ist die verbesserte Datensicherung. Regelmäßig werden alle Daten in mehreren geografisch getrennten Rechenzentren gesichert und abgelegt. Fortlaufende Back-ups beugen zusätzlich Datenverlusten vor. Darüber hinaus findet monatlich eine sogenannte Katastrophenfall-Prüfung statt, auditiert vom TÜV Nord. Vorbildlich ist die „dbc 2.0“ für Rüdiger Kloth auch deshalb, weil sie deutschlandweit nach ISO 27001 zertifiziert ist und durch eine DATEV-Systempartnerkooperation flankiert wird.

Der Nutzen

Mit dem Umstieg auf die nächste Generation der „dbc“ ist die bdp Hamburg technisch bestens für die Zukunft gerüstet. Neben einer modernen Unternehmens-IT, die ortsungebundenes Arbeiten erlaubt, besteht jetzt ein Höchstmaß an Flexibilität, Zuverlässigkeit und Sicherheit. „Insbesondere dass wir die vollumfängliche Einhaltung der EU-DSGVO jederzeit transparent belegen können, hat uns überzeugt. Außerdem entspricht das IT-Sicherheitskonzept ganz unseren Vorstellung“, freut sich Rüdiger Kloth über das Erreichte. Denn gerade für Treuhänder wie die bdp Hamburg sind maximal gesicherte IT-Prozesse heute und in Zukunft unabdingbar für professionelles Arbeiten.

Außerdem entspricht das IT-Sicherheitskonzept ganz unseren Vorstellungen

Weitere Referenzen

Für uns war das nachweisbare Sicherheitskonzept ausschlaggebend, weshalb wir uns für die „dbc“ entschieden haben.

Denn bisher sind nur wenige Rechenzentren nach DIN 27001 zertifiziert und verfügen damit über eine qualifizierte IT-Risikoanalyse und ein ebensolches Risikomanagement innerhalb ihrer Organisation.

Ebenfalls überzeugt hat uns der durchdachte Managed Service, der sich permanent und proaktiv um Updates und die IT-Sicherheit kümmert.

Wir haben uns für das Hochsicherheitsrechenzentrum entschieden, weil für uns ein störungsfreier IT-Betrieb oberste Priorität hat. Größten Wert legen wir natürlich auch auf den Schutz unserer Mandantendaten.

Auch den gewährleistet uns die „dbc“. Erfreulich ist darüber hinaus, dass Wartungsarbeiten wie das Einspielen von Updates außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, so dass es zu keinerlei Einschränkungen bezüglich der Leistungsfähigkeit kommt. Inklusive der einfachen Handhabung erleben wir die Cloudlösung als äußerst benutzerfreundlich.

Ich vertraue seit Jahren auf den IT-Service von C&P Capeletti & Perl. Besonders schätze ich das Unternehmen als versierten DATEV-Systempartner.

Für die Cloudlösung habe ich mich entschieden, weil sie mir ein Höchstmaß an Flexibilität und damit auch Arbeitskomfort bietet. Darüber hinaus ist es mir wichtig, meinen Mandanten die größtmögliche Sicherheit für ihre Daten zu gewährleisten.

Auch das garantiert mir die „dbc“. Zudem gefällt mir, dass ich einen persönlichen Ansprechpartner habe, der mich betreut, und ich vorab über alle anfallenden Kosten Bescheid weiß.