Aufgabenmanagement in Microsoft 365
Um die eigene Aufgabenverwaltung und die Aufgabenabsprache im Team effizient zu gestalten, gibt es verschiedene Möglichkeiten bei der Arbeit mit Microsoft 365. So bleiben die Aufgaben immer auf dem aktuellen Stand, jeder im Team behält den Überblick und das bequem von unterwegs. Es gibt eine Reihe an Tools und Möglichkeiten von Microsoft 365 für diesen Einsatzbereich und wir stellen in diesem Beitrag vier der grundlegendsten Tools vor.
ToDo
Hier können deine persönlichen Aufgaben gesammelt und priorisiert werden, um sie daraufhin nach Wichtigkeit zu erledigen. Das Tool ist also für die reine Aufgabenverwaltung konzipiert und da die Aufgaben mit Outlook und Planner synchronisiert werden können, sind deine ToDo Listen stets auf dem aktuellen Stand. Dazu können im Reiter „Mein Tag“ Aufgaben täglich strukturiert geplant werden und über die Aufgabendetails können weitere Schritte zu den Aufgaben hinzugefügt, Erinnerungen verwaltet, Fälligkeitsdaten gesetzt und Dateien angehängt werden.
Planner
Das Tool „Planner“ hingegen wird für das Management von Aufgaben in deinem Team oder für die Strukturierung ganzer Projekte genutzt. Die Darstellung erfolgt dabei in Kanban-Boards, wo Aufgaben detailliert beschrieben, deren Fortschritte visuell verfolgt und im Team zusammengearbeitet werden kann. Es können auch Dateien im Planner abgelegt, ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden und den einzelnen Aufgaben können weitere Check-Listen mit ToDos hinzugefügt werden. Dazu gibt es, gerade für Planner Boards, umfangreiche Filter- und Suchfunktionen nach beispielsweise Keyword, Fälligkeitsdatum oder Zuweisung, um unter vielen Aufgaben die richtigen zu finden.
Outlook
In Outlook können E-Mails direkt in Aufgaben umwandelt werden. Diese müssen dafür nur mit der Flagge gekennzeichnet werden und können daraufhin direkt in die ToDo App geschoben werden. So kann ein Überblick über Aufgaben aus E-Mails, Terminen, Meetings und Telefonaten usw. behalten werden.
Teams
Letztendlich läuft alles in Teams zusammen und es können alle Planner- und ToDo-Aufgaben (und somit auch die Outlook Aufgaben) im Blick behalten werden. Aufgaben können einzeln oder zusammen mit dem Team erstellt, zugewiesen und nachverfolgt werden, um alles an einem zentralen Punkt zu verwalten. Eingeteilt wird hier in die Kategorien „Wichtig“, „Geplant“ und „Mir zugewiesen“. Außerdem können Teams-Nachrichten in Aufgaben umgewandelt werden.
